Gottesdienste mit Teilnehmerbeschränkungen – Teil 2: Checkin und Dokumentation

Dies ist der zweite Teil der Serie „Gottesdienste mit Teilnehmerbeschränkungen“. Falls Du den ersten Teil noch nicht gelesen hast , fange am besten damit an.

Im ersten Teil habe ich Euch gezeigt, wie wir mit der Gruppenanmeldung arbeiten können, sodass sich Besucher für einen Gottesdienst anmelden können. Zudem haben wir verschiedene Rollen genutzt, um eine Warteliste zu realisieren. Sprich, es können sich mehr Leute anmelden als tatsächlich den Gottesdienst besuchen dürfen. Aber wir können so genau organisieren, wer auf der Warteliste und wer auf der Gästeliste steht.

Der folgende Teil beschäftigt sich mit dem Erfassen der Besucher, sprich der Dokumentation. Ich zeige Euch wie wir das Checkin Modul dazu nutzen können und wie uns der Gruppen-Export helfen kann, schnell eine Liste aller Gottesdienstbesucher zu generieren.

Checkin: Gottesdienstbesucher einchecken

Nachdem nun unsere Gottesdienstgruppe erstellt ist, haben sich die Besucher alle schön angemeldet und stehen auf der Gästeliste. Der Sonntag ist gekommen und wir möchten wissen wer da ist … bzw. viel wichtiger wer da war. Denn wir sollten (in machen Bundesländern auch „müssen“) Buch führen, welche Personen tatsächlich im Gottesdienst waren.

Denn, falls sich herausstellt, dass ein Besucher an COVID-19 erkrankt ist, dann können wir als Gemeinde der Behörde helfen, die Infektionsketten schneller zu verfolgen. Daher ist es ratsam, die Anwesenheiten zu erfassen und später dokumentieren zu können.

Gruppentreffen anlegen

Wir nutzen das Feature „Gruppentreffen“, um unsere Gottesdienstbesucher zu erfassen. Mit einem Gruppentreffen können wir sagen, wann dieses Treffen war und wer aus der Gruppe dabei war. Mehr dazu gleich.

Am einfachsten geht dies über das Modul Checkin. Der Leiter oder Organisator muss dazu natürlich dieses Modul sehen können. Es kann sein, dass das Modul bei euch nicht aktiviert ist. Dann sprecht bitte mit eurem Admin, dass er dieses in den Admin-Einstellungen aktiviert.

Der Leiter kann nun in der ersten Box über den Button „Hinzufügen“ ein neues Treffen erstellen. Als Datum verwenden wir natürlich den Sonntag, an dem der Gottesdienst stattfindet.

Screenshot des Checkin Moduls — Das Modul Checkin erlaubt es in wenigen Schritten, ein neues Gruppentreffen anzulegen und die Personen einzuchecken. Damit wissen wir sofort, wer da war und wer nicht.

Personen einchecken

In der zweiten Box wählen wir den jeweiligen Gottesdienst aus. Im Screenshot kann man sehen, dass ich alle 3 Gottesdienste sehen kann. Sollte meine Gruppe hier nicht auftauchen, dann fehlen mir höchstwahrscheinlich die Berechtigungen dazu.

Wichtig: Die Person, die den Checkin vollzieht, muss die Gruppen-interne Berechtigung „Gruppentreffen einsehen und durchführen“ haben. Ansonsten werden die Gruppen hier nicht aufgeführt.

Nun kann ich in der dritten Box die anwesenden Personen einchecken. Über eine kleine Checkbox am oberen Rand kann ich auch die bereits eingecheckten Personen ausblenden, um die Liste übersichtlicher zu halten. Sind nun alle da, fehlt nur noch eins: Checkin abschließen. Das passiert über den blauen Button. Damit wird der Checkin geschlossen.

Sollte es vorkommen, dass Personen spontan auftauchen und diese aus Platzgründen auch noch am Gottesdienst teilnehmen können, so ist es möglich, diese Person im Checkin Modul direkt anzulegen und einzuchecken. ChurchTools erstellt im Hintergrund einen neuen Personendatensatz, fügt die Person der Gruppe hinzu und wir können sie einchecken. Über die Personenliste im Modul Personen & können wir den Datensatz noch anpassen und so die Telefonnummer eintragen.

Diesen Workflow wiederholen wir nun jeden Sonntag bis wir die Anwesenheiten nicht mehr erheben müssen.

Dokumentation

Den Checkin machen wir aus zwei Gründen:

Wir können prüfen, dass auch nur angemeldete Personen zum Gottesdienst kommen
Wir können nachprüfen, wer tatsächlich da war

Sollte sich ein Besucher nun mit COVID-19 anstecken, dann ist es für die Gesundheitsämter wichtig, schnell zu reagieren und die Infektionsketten nachvollziehen zu können. Da wir die Besucher dokumentiert haben können wir genau sehen wer da war. Der Leiter der Gruppe, bzw. die Person, die Gruppentreffen durchführen darf, sieht in der Gruppe genau, welche Person da war und welche nicht.

Die Gruppenliste verrät uns, wer am Gottesdienst teilgenommen hat und auch welche Telefonnummer zu der Person hinterlegt ist.

Da wir bei der Gruppe schon im Vorfeld das Personenfeld „Telefon privat“ hinzugefügt haben, mussten die Besucher bei der Anmeldung diese mit angeben, sofern es ein Pflichtfeld war. Damit können die Gesundheitsämter im Notfall diese Personen direkt kontaktieren.

Wir wollen dem Gesundheitsamt aber natürlich nicht Zugriff auf unsere ChurchTools Installation geben. Stattdessen können wir die Export-Funktion nutzen. Im Screenshot sehen wir unten rechts „Export“. Darüber wird uns eine CSV Datei erstellt, die wir z.B. in Excel öffnen können. Darin stehen alle Teilnehmer der Gruppe mit der Telefonnummer (da dies ein Personenfeld in der Gruppe ist) und wir sehen die Gruppenteilnahme.

Hinweis: Am besten ist es, wenn auch die Gottesdienst-Mitarbeiter in dieser Gruppe als Teilnehmer gepflegt werden. Diese dürfen für die Dokumentation nicht fehlen, da sie schließlich auch am Gottesdienst teilgenommen haben.

Schlusswort

Mit dem Modul Checkin und dem Gruppentreffen-Feature ist es ein leichtes, die Besucher zu dokumentieren. Damit bekommen nicht nur wir einen guten Überblick, sondern haben im Fall der Fälle auch die Informationen zur Hand, um den Ämtern bei Ihrer wichtigen Aufgabe zu helfen.

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