Veröffentlicht von Die Digitalisierung schreitet voran und auch wir bei ChurchTools streben kontinuierlich innovative Lösungen an. Nicht umsonst heißt die Firma ChurchTools Innovations GmbH. Innovation ist bei uns Programm! Nachdem Gemeinden in den letzten Jahren zunehmend auf moderne, aber oft auch überfordernde Technologien wie Apps, Push-Nachrichten oder Cloud-Dienste setzen mussten, stellt ChurchTools nun die Weichen für eine zukunftssichere Kommunikationsstrategie: Fax-First.
Warum Fax?
Als Team haben wir uns lange beraten, wie wir Kirchengemeinden noch besser unterstützen. Das Feedback ist eindeutig: Die neuen Technologien sind eine gute Ergänzung für viele Prozesse. Doch nicht alle können wir damit erreichen. Wir haben also überlegt, wie wir die bestehenden Workflows noch besser unterstützen können. Product Owner Gerrit Mäß fasst es wie folgt zusammen:
„Wir haben lange analysiert, welche Kommunikationsformen wirklich zuverlässig sind. Das Ergebnis war eindeutig: Fax.“
Mit dem Fax setzen wir auf eine bekannte und weitverbreitete Lösung. Eine Technologie, die aus dem DACH-Raum nicht mehr wegzudenken ist. Nachdem uns diese Lücke in ChurchTools offenbar wurde, können wir uns eigentlich selber nicht mehr erklären, warum wir dies so lange ignoriert haben. Doch was heißt das konkret für die Kirchengemeinden?
Jedes ChurchTools-System bekommt eine eigene Faxnummer
Mit dem neuen Update erhält jedes ChurchTools-System automatisch eine eigene Faxnummer. Damit können Gemeinden Dokumente, Informationen und Nachrichten direkt in ihr System faxen – ganz ohne komplizierte Uploads oder moderne Dateiformate.
Die Faxnummer lässt sich bequem im Bereich „System-Einstellungen → Kommunikation → Fax“ einsehen oder auf den Gemeindebrief drucken.
Belege einfach an den Kassierer faxen
Auch die Finanzverwaltung profitiert von der neuen Strategie. Statt Belege zu scannen oder Fotos hochzuladen, können sie künftig einfach an die ChurchTools-Faxnummer geschickt werden.
Das System erkennt automatisch:
- Rechnungen
- Quittungen
- Kassenbelege
und ordnet sie direkt dem Modul ChurchTools Finanzen zu. Dort landen sie automatisch als Beleg bei der passenden Buchung – optional mit zusätzlicher Papierkopie im Faxgerät zur Sicherheit.
Analoge Anmeldeformulare? Kein Problem.
Eine weitere Herausforderung, die wir bei der Recherche gesehen haben, ist die Verwendung von analogen Anmeldeformularen, die sich nicht einfach in ChurchTools importieren lassen. Viele Gemeinden arbeiten weiterhin gerne mit klassischen Papierformularen, zum Beispiel bei Freizeiten oder Veranstaltungen.
Mit der neuen Faxintegration können diese Formulare einfach an die ChurchTools-Faxnummer geschickt werden. Eine integrierte Handschrifterkennung sorgt dafür, dass:
- neue Personen automatisch im System angelegt werden
- Teilnehmer direkt den passenden Gruppen hinzugefügt werden
Das spart Zeit – und reduziert die Zahl der Excel-Listen erheblich.
Wir gehen aber noch einen Schritt weiter. Damit die automatische Erkennung der Formulare problemlos von der Handschrifterkennung ausgelesen werden kann, helfen wir euch, das passende Formular auszudrucken. Der Gruppenleiter kann in seiner Gruppe unter Einstellungen > Anmeldung direkt das passende Papierformular als PDF erstellen und ausdrucken.
Beiträge jetzt auch per Fax erstellen
Auch das Beitragsmodul wurde erweitert: Beiträge können nun direkt per Fax eingereicht werden.
Das funktioniert ganz einfach: Der Text wird auf ein Blatt geschrieben und an die ChurchTools-Faxnummer geschickt. ChurchTools erstellt daraus automatisch einen Beitrag. Hierbei wird dieselbe Technologie zur Texterkennung genutzt wie auch bei der Gruppenanmeldung via Fax.
Besonders praktisch für Bilder: Fotos oder Grafiken werden automatisch in hochwertigem Schwarz-Weiß gescannt, wodurch sie sich perfekt in den minimalistischen ChurchTools-Stil einfügen.
Auf Chat-Nachrichten per Fax antworten
Ein weiteres Highlight: Fax-to-Chat. Damit möchten wir einen Beitrag leisten, um Generationen zu verbinden. Die junge Generation nutzt bereits den ChurchTools Chat intensiv. Mit der Fax-Integration können nun auch ältere Geschwister am Chat teilnehmen.
Wir ermöglichen damit, per Fax auf Chat-Nachrichten zu antworten oder sich eine Zusammenfassung direkt per Fax zuschicken zu lassen. Das System wandelt die gefaxten Antworten automatisch in Chat-Nachrichten um und sendet sie an die entsprechende Gruppe oder Person.
Zukunftssicher – auch ohne Internet
Ein entscheidender Vorteil der Fax-First-Strategie: Sie funktioniert auch dann, wenn das Internet mal nicht mitspielt. Gemeinden bleiben so jederzeit kommunikationsfähig – selbst bei Router-Neustarts oder digitalen Fastenzeiten.
„Unser Ziel ist es, Gemeinden eine wirklich umfassende Kommunikationsplattform zu bieten.“
Die neue Fax-First-Strategie wird pünktlich zum 1. April für alle Systeme ausgerollt. 📠 Keine Faxen. 🤡
Wunderbar – wir freuen uns, da wir noch voll auf FAX setzen! Besonders am ersten April!
Das ist Genial! Erst letzte Woche hatten wir 2 ältere Damen, die gerne zur Gemeindefreizeit mitfahren möchten, aber völlig überfordert mit der neuen Online-Anmeldung waren. Wir mussten händisch ein Anmeldeformular in Word erstellen, ausdrucken und dann wieder abtippen. Mit dem neuen Fax-Feature hätten wir uns viel Arbeit gespart!
Wie kann man sich so geil auf den ersten April vorbereiten! Super 👍
Ein echt toller Scherz!