Veröffentlicht von Dieser Beitrag ist im Rahmen der Corona-Pandemie entstanden, um Ideen zu sammeln wie ChurchTools mit digitalen Lösungen die Kirchen und Gemeinden unterstützen kann. Alle Beiträge dieser Serie sind unter dem Tag COVID-19 zu finden.
In unserer Gemeinde nutzen schon einige Zoom, um ihre Bibelstunden, Jugendgruppen oder Hauskreise zu gestalten. Das ist klasse, doch eine Gruppe sollte man in dieser Zeit nicht vergessen: die Senioren.
Ich nehme die Senioren hier mal beispielhaft als die Gruppe, die wohl am wenigsten Erfahrung mit den neuen Medien hat und daher auch eher nicht bei den Zoom-Meetings dabei ist oder den Gottesdienst-Live-Stream anschaut. Dennoch sind sie ein wichtiger Teil der Gesellschaft und der Gemeinde und dürfen nicht vergessen werden! Bei uns hat sich eine Gruppe zusammengefunden, die die Senioren anrufen will, um den Kontakt zu halten. Damit keiner vergessen wird können wir FollowUps einsetzen in ChurchTools.
Was ist ein FollowUp?
Ein FollowUp ist ein Feature in ChurchTools, um sich an Aktionen/Aufgaben erinnern zu lassen. In unserem Beispiel wollen wir uns regelmäßig erinnern lassen, eine Person anzurufen.
Schritt 1: FollowUp erstellen
Als erstes müssen wir ein neues FollowUp in den Stammdaten erstellen. Dies kann ein Admin Eurer Installation durchführen. Ich lege als ein neues FollowUp „Senioren anrufen“ an und erstelle auch gleich ein FollowUp-Typen-Intervall „Person anrufen“. Da dieses FollowUp nur einen Schritt hat bekommt das Intervall die Nummer 1. Das Feld „Anzahl Tage Differenz“ stelle ich auf 7. Somit wird der Leiter alle 7 Tage erinnert, diese Person anzurufen.
Etwas ausführlicher wird die Einrichtung in unserem Tutorial gezeigt:
Schritt 2: FollowUp einrichten
Das FollowUp ist erstellt. Jetzt müssen wir es noch einer Gruppe zuordnen. Denn FollowUps funktionieren nur in Verbindung mit Gruppen. Also lege ich eine Gruppe „Unsere Senioren“ an und füge als erstes die Leiter hinzu. Dies sind die Personen, die die Senioren anrufen möchten.
Rechts unter Einstellungen findet man den Link „FollowUp und Nachfolgegruppen“. Hierüber gelangt man in den Einstellungsdialog, um ein FollowUp einzurichten. Dort wählen wir das neue FollowUp „Senioren anrufen“ aus. Zudem aktiviere ich die Checkbox „Sende Erinnerungen per E-Mail“, damit auch nichts vergessen wird.
Zu guter Letzt, stelle ich noch eine Nachfolgegruppe ein. Das heißt, wenn das FollowUp erfolgreich abgeschlossen wird, wird die Person automatisch in die eingestellte Gruppe eingeteilt. In unserem Fall, habe ich genau dieselbe Gruppe gewählt. D.h. die Person wird aus der Gruppe entfernt und neu eingeteilt.
Damit starte ich dasselbe FollowUp direkt wieder und in 7 Tagen werde ich an den fälligen Anruf an dieselbe Person wieder erinnert.
Schritt 3: Personen in die Gruppe einteilen
Der oder die LeiterIn kann in der Personenliste nun ein FollowUp einsehen und durchführen. Für Personen, bei denen die Aufgabe noch nicht fällig ist, wird ein grüner Balken über der Personen-Detail Karte gezeigt. Ist das FollowUp fällig, wird es ein roter Balken sein. Über die Seitenleiste kann man aber auch bequem alle (fälligen) FollowUps filtern.
Auch zum Durchführen eines FollowUps haben wir ein Video Tutorial für Euch vorbereitet:
Jetzt wisst Ihr, wie man FollowUps sinnvoll einsetzt und Eure Senioren bleiben weiter mit Euch verbunden.