Datenschutz und ChurchTools: Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung ist neben dem Impressum für viele Webseiten Pflicht. Ob man eine Datenschutzerklärung benötigt, ist im § 13 TMG geregelt und mit der DSGVO nochmals verschärft worden. Wo Daten verarbeitet werden, muss solch eine Erklärung darauf hinweisen. Somit braucht auch jede Gemeinde, die mit ChurchTools arbeitet eine Datenschutzerklärung. In diesem Beitrag zeige ich Dir, wie Du in ChurchTools eine neue Datenschutzerklärung anlegen kannst oder eine bereits bestehende verlinken.

Datenschutzerklärung

Eine Datenschutzerklärung muss nicht kompliziert sein. Ganz im Gegenteil mit der DSGVO darf sie nicht zu kompliziert sein. Die Erklärung sollte klar in einfacher Sprache geschrieben sein und transparent auf die Datenerhebung / -verarbeitung hinweisen, die auf der Webseite geschehen.

Wichtig ist nur, man darf keine Informationen auslassen. Der Nutzer darf auch nicht falsch unterrichtet werden und muss sich ein vollständiges Bild machen können.

Typische Bestandteile einer Erklärung können zum Beispiel sein:

Cookies: Wozu werden diese gebraucht?
IP Adressen: Warum speichert diese Webseite die IP?
Tracking: Welche Tracking Tools werden eingesetzt? (Google Analytics, Matomo/Piwik)
Datenübertragung: Wenn YouTube Videos oder Social Media Beiträge verwendet werden, muss das auch erwähnt werden.

Das ist natürlich keine abschließende Liste, aber ich hoffe, sie gibt Dir ein Gefühl dafür, was in der Datenschutzerklärung stehen sollte.

ChurchTools Einstellungen

Mit Version 3.32.0 haben wir in ChurchTools eine einfache Möglichkeit eingebaut, eine Datenschutzerklärung zu verlinken. Der Super-Admin* der Seite hat über die Admin Einstellungen die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen. Die Einstellung findest Du unter Verwalten » Datenschutz / Sicherheit » Datenschutzerklärung.

Grundsätzlich gilt, Deine Erklärung ist immer über /dataprivacy erreichbar. Also einfach /dataprivacy an die URL hängen und ChurchTools leitet dich automatisch dahin weiter. Beispiel: https://demo.church.tools/dataprivacy. Zustätzlich findest du einen Link auch auf jeder Seite ganz unten links auf jener ChurchTools Installation, sofern die Einstellung schon aktiviert wurde.

* die Person/en, die in der Konfigurationsdatei eingetragen sind.

Option A: In ChurchTools hinterlegte Datenschutzerklärung

ChurchTools bietet Dir die Möglichkeit, eine eigene Erklärung zu erstellen. Dazu haben wir bereits eine Vorlage hinterlegt. Über den Link „Datenschutzerklärung bearbeiten“ gelangst du zur Vorlage, in der du viele gelb markierte Stellen wiederfindest. Diese Platzhalter müssen überarbeitet werden und mit Informationen Deiner Kirche ausgefüllt werden.

Die Vorlage bietet einen guten Ausgangspunkt, aber da jede Kirche / Gemeinde individuell ist, muss die Vorlage zwingend auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. ChurchTools Innovations GmbH übernimmt hier keine Rechtssicherheit für Deine Datenschutzerklärung.

Sobald die Erklärung fertig ist kannst Du die Datenschutzerklärung speichern und in den Admin -Einstellungen den Haken im mittleren Feld setzen und ebenfalls speichern.

Screenshot der Einstellungen für die Datenschutzerklärung. — Der Super-Admin hat die Möglichkeit für seine ChurchTools Installation eine eigene Datenschutzerklärung zu hinterlegen oder auf eine externe zu verlinken.

Option B: Externe Datenschutzerklärung verwenden

Sollte Deine Kirche schon eine Datenschutzerklärung erstellt haben kannst Du auf diese externe Seite verlinken. Wähle die entsprechende Option aus, trage den Link in das Textfeld und klicke auf Speichern. Die Umleitung ist sofort wirksam und alle Nutzer, die den Datenschutzerklärungs-Link anklicken werden direkt zu der eingetragenen Seite weitergeleitet. Noch einfacher geht es kaum.

Fazit

Mit der Möglichkeit eine eigene Datenschutzerklärung zu hinterlegen oder auf eine externe zu verlinken hat jede Kirche die Möglichkeit ChurchTools gemäß den Vorgaben der DSGVO kompatibel zu machen. Nur die Erklärung an sich muss jede Kirche selbst verfassen und auf die eigenen Bedürfnisse zuschustern.