Datenschutz und ChurchTools: Einwilligungserklärung

Wo gehobelt wird, fallen Späne. Oder wie man in der IT sagen könnte: Wo ein Webservice läuft, da fallen Daten. Wir bräuchten keinen Datenschutz, wenn wir keine Daten speichern würden und ganz unter uns: ohne Daten wäre ChurchTools ziemlich wüst und leer. Nun ist es aber einmal so, dass, sobald Du mit ChurchTools arbeitest, Deine Daten gespeichert, verarbeitet und ausgegeben werden. Nur mit diesen Informationen macht es überhaupt Sinn, ChurchTools für die Gemeindearbeit zu nutzen. Damit Deine Kirche aber Deine Daten speichern darf, musst Du eine sogenannte Einwilligungserklärung abgeben.

Einwilligungserklärung

Wer personenbezogene Daten verarbeiten möchte, braucht oftmals eine Einwilligungserklärung der Betroffenen. Im Rückschluss heißt dass aber auch, dass nicht immer eine Einwilligungserklärung nötig ist.

Die DSGVO beschreibt ein paar Fälle in denen eine Erklärung nicht nötig ist:

Wenn die Datenverarbeitung durch das Gesetzt erlaubt ist.
Sofern Daten nötig sind, um einen Vetrag zu erfüllen oder diese zur Vertragsanbahnung notwendig sind.
Oder wenn ein berechtigtes Interesse besteht, dass höher einzustufen ist als die Privatsphäre der Betroffenen.

Ob einer dieser Punkte zutrifft, muss jede Gemeinde von Fall zu Fall selbst entscheiden, ggf. muss diese Frage vom Datenschutzbeauftragten geklärt werden. Wenn keiner der Punkte zutrifft, schreibt das Gesetz vor, dass Du eine Einwilligungserklärung benötigst, um die Daten zu verarbeiten.

Funktionen in ChurchTools

Mit dem Datenschutz-Release im Mai haben wir auch einige Funktionen zum Thema Einwilligungserklärung implementiert. Folgende Dinge sind nun möglich:

Informationen der Einwilligung für eine Person speichern.
Die Informationen der Einwilligung als Pflichtfeld deklarieren.
Banner aktivieren, damit Benutzer die Einwilligung selbst in ChurchTools abgeben können.
Einstellen, ob Benutzer auch für ihre Kinder einwilligen dürfen.
Die Einwilligungs-Texte anpassen.
Filtern nach den Datenschutz-Informationen.

Schauen wir uns mal die verschieden Möglichkeiten genauer an.

Datenschutz Informationen

Eine Erklärung ist nicht genug, so sieht es zumindest die DSGVO. Damit keiner im Nachhinein Ärger bekommt, müssen die Informationen wann, wodurch und durch wen gespeichert und protokolliert werden.

Für jede Person wurde daher ein neuer „Datenschutz“ Abschnitt hinzugefügt, wo genau diese Daten angezeigt, gespeichert und geändert werden können. Gerade das Datum ist entscheidend. Ohne Datum nimmt ChurchTools an, dass diese Person noch keine Erklärung abgegeben hat.

In der Personenansicht ist ein neuer „Datenschutz“ Abschnitt hinzugekommen.

ChurchTools bringt vier Gründe, mit wodurch ein Nutzer die Erklärung abgegeben haben könnte:

Gruppenanmeldungsformular
Direkte Einwilligung durch Person in ChurchTools
Schriftliche Einwilligung außerhalb von ChurchTools
Mündlich beim Checkin

Die Info wer für die Person eingewilligt hat, ist auch entscheidend. Wir unterscheiden hier zwischen:

Person hat selbst eingewilligt
Die Eltern haben eingewilligt

Falls mehr Gründe benötigt werden, kann ein Admin in den Stammdaten jederzeit neue Gründe hinzufügen.

Pflicht, eine Einwilligung abzugeben

Alle Einstellungen zur Einwilligungserklärung findet der Super-Admin* in den Admin-Einstellungen. Klicke dazu auf Verwalten » Datenschutz / Sicherheit » Einwilligungserklärung.

* die Person/en, die in der Konfigurationsdatei eingetragen ist/sind.

In dem Menü gibt es eine Checkbox, mit der man die Informationen zur Einwilligung als Pflichtfelder aktivieren kann.

Warum ist das sinnvoll? Es gibt Gemeinden, die haben eigene Einwilligungserklärungen auf Papier und haben diese Info somit bereits vorliegen. Da wäre es unnötig, die Info nochmals in ChurchTools abzufragen.

Dennoch empfehlen wir, die Info in ChurchTools einzutragen, da man so auch schnell filtern kann, wer die Erklärung noch nicht abgegeben hat.

Ein Super-Admin kann einstellen, dass die Informationen zur Einwilligungserklärung Pflichtfelder sind beim Anlegen neuer Personen.

Wenn die Felder Pflicht sind, hat das Auswirkungen auf das neue Anlegen einer Person über das Modul Personen & Gruppen, aber auch beim Importieren mittels einer CSV-Datei ist diese Information dann notwendig.

Einwilligungs-Banner aktivieren

Es gibt eine zweite Checkbox, die es erlaubt, die Nutzer mit einem Banner dazu aufzufordern, die Einwilligung selbst abzugeben.

Wir bekommen ab und zu die Frage gestellt, ob dies überhaupt rechtmässig ist. Die Einwilligungserklärung muss doch auf Papier vorliegen. Das ist so nicht richtig. Die DSGVO legt kein Medium fest, wie die Einwilligung geschieht. Es kann schriftlich auf Papier oder elektronisch passieren. Sogar mündlich ist erlaubt. Wichtig ist nur, dass man es protokolliert.

Ein schicker blauer Banner wird angezeigt, wenn der Nutzer noch keine Einwilligungserkärung abgegeben hat.

Der Banner ist demonstrativ über dem Menü eingeblendet, wenn der Benutzer seine Einwilligung noch nicht abgegeben hat. Über den blauen Button öffnet sich ein Popup mit Link zur Datenschutzerklärung, also der Möglichkeit, für seinen Account die Erklärung abzugeben.

Für Kinder einwilligen

In ChurchTools kann man jede Art von Person anlegen, egal ob es ein Baby ist oder der Hundertjährige, der gerade aus dem Kirchenfenster steigt. Das bringt uns aber zu einer Frage: Wenn der Junior ChurchTools benutzt, aber unter 16 Jahre alt ist, wie kann er die Einwilligungserklärung abgeben?

Denn erst mit 16 Jahren ist man mündig und darf laut DSGVO die Einwilligung selbst abgeben. Davor sind die Eltern oder der Vormund dafür zuständig. Für ChurchTools Nutzer ist auch dieses Problem schnell behoben.

Eltern sind in der Lage, auch für ihre Kinder die Einwilligungserklärung abzugeben. Sollten die eigenen Kinder diese noch nicht abgegeben haben erscheint in dem Popup (über das Banner) auch eine Liste aller Kinder und mittels Haken kann man sagen, für welche Kinder man die Erklärung abgeben möchte.

Eltern können auch für ihre Kinder die Einwilligungserklärung abgeben.

Der Dialog fordert nun auf, das Geburtsdatum einzutragen, damit das Tool überprüfen kann, ob für dieses Kind die Erklärung abgegeben werden kann.

Wenn in ChurchTools einer Person ein Kind zugeordnet ist heißt das nicht, dass der Ehepartner dieselbe Verbindung mit dem Kind hat. Daher ist es entscheindend, dass der Admin in den Einstellungen angibt, welche Art der Suche nach Kindern verwendet werden soll.

D.h. sehe ich nur „meine“ Kinder, die mit meinem Account auch verbunden sind, oder kann ich sogar die Kinder meines Partner sehen? Kirchen handhaben diese Verbindung sehr unterschiedlich und daher bieten wir diese zwei Optionen an.

Wer hat die Einwilligung noch nicht abgegeben?

Da die Informationen an einer Person hängen, haben wir einen weiteren Vorteil: Wir können filtern. Über den Menü Punkt Weitere Filter können wir mittels eines Datumsfilters nach Personen suchen, die entweder die Einwilligung schon abgegeben haben oder noch nicht.

Mittels eines Datumsfilters können wir die Personen finden, die noch keine Einwilligungserklärung abgegeben haben.

Erklärung widerrufen

Die DSGVO sagt ganz unmissverständlich, dass die abgegebene Einwilligungserklärung jederzeit widerrufen werden kann. D.h. wenn ich nicht mehr möchte, dass meine Daten gespeichert werden, kann ich das jederzeit widerrufen.

In unserem Fall heißt das, Du musst Dich an den Admin Deiner ChurchTools Instanz wenden (in der Regel ein Gemeindemitglied) und Deine Einwilligung zurückziehen. Das passiert am besten schriftlich, damit das ganze auch nachgewiesen werden kann.