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Datenschutz und ChurchTools: Auskunftsrecht

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Der Mai war für uns bei ChurchTools eine spannende Zeit. Denn am 25. Mai ist die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)* in Kraft getreten. Ein großes und zugleich wichtiges Gesetzespaket, dass die Rechte der einzelnen Nutzer von Online-Plattformen schützt. Wir bei ChurchTools haben uns schon früh dem Datenschutz verschrieben und daher legen wir großen Wert auf eine saubere Datenhaltung und gehen sorgsam mit den Daten unserer Kunden um. Das zeigt sich u.a. darin, dass wir unsere Daten nur auf Servern in einem deutschen Rechenzentrum speichern.

Mit der DSGVO haben wir nochmals eine Schippe drauf gelegt und bieten ChurchTools Nutzern*innen und Admins noch mehr datenschutz-orientierte Funktionen an. In diesem und in den folgenden Beiträgen möchte ich Euch zeigen, was inzwischen alles mit ChurchTools möglich ist.

* solltest Du noch wenig über die DSGVO wissen empfehle ich Dir mal auf DEINE DATEN DEINE RECHTE vorbeizuschauen: Das Informationsportal für Verbraucher*innen zum neuen EU-Datenschutzrecht.

Auskunftsrecht

Die DSGVO umfasst verschiedene Bereiche. In diesem ersten Teil beschäftigen wir uns mit dem Auskunftsrecht. Mit der DSGVO hat jede/r Nutzer*in das Recht auf Auskunft. Das heißt, Du kannst einen Plattformbetreiber fragen, was er/sie alles über Dich gespeichert hat. So kannst Du genau sehen, was mit Deinem Profil verknüpft ist. In unserem Kontext heißt das konkret, ich als Gemeindemitglied kann meinen Kirchen-Admin fragen, welche Daten über mich in ChurchTools liegen. Auf meine Anfrage hin würde ich dann eine Sammlung meiner Daten bekommen und kann so sehen, was die Gemeinde alles über mich weiß und gespeichert hat.

Wenn Du Gemeindemitglied bist und eine Auskunft über Deine Daten erhalten möchtest, wende dich bitte an deinen Gemeindeadministrator und nicht direkt an ChurchTools!

Auskunft geben in ChurchTools

Der Super-Admin* einer Gemeinde kann als einziger solch eine Auskunft automatisch erstellen. Das haben wir bewusst so programmiert, denn über das Auskunftsmodul ist es möglich, alle Daten jeder Person zu sehen. Daher haben wir den Zugang dazu bewusst beschränkt.

* die Person/en, die in der Konfigurationsdatei eingetragen sind.

Die Funktion findet der Super-Admin unter Verwalten » Datenschutz / Sicherheit » Auskunftsrecht. Hier ist es möglich über das Textfeld eine/n Nutzer*in in ChurchTools zu suchen und für diese Person ein PDF zu generieren.

Screenshot der Auskunftsrecht Seite
In den Admin-Einstellungen kann der Super-Admin ein PDF für eine Person erstellen, das alle Informationen über diese Person enthält.

Ist der/die richtige Nutzer*in ausgewählt klickt man einfach auf „Datenblatt erstellen“  und nach wenigen Sekunden präsentiert sich ein Download-Button um das generierte PDF herunterzuladen. Dieses PDF kann man dann dem/der Fragesteller*in zukommen lassen.

Viele unserer Kunden nutzen ChurchTools nicht nur in Deutsch, sondern multilingual. Daran haben wir natürlich gedacht und daher wird das PDF immer in der Sprache generiert, die die anfragende Person selbst verwendet. Also nicht wundern, falls für Antonio Rodríguez ein spanisches Dokument erstellt wird.

Zusätzlich möchte ich noch erwähnen, dass wir das erstellte PDF automatisch nach 24 Stunden vom Server wieder löschen. D.h. es ist nicht ratsam den Download Link an die Person zu senden. Denn es könnte sein, dass die Datei schon gar nicht mehr existiert, wenn die Person auf den Link klickt.

Welche Informationen enthält die Datei?

Die Auskunft beginnt mit dem Namen der Person, dem Datum, wann es erstellt wurde und welche Installation, also welche ChurchTools Webseite, diese Auskunft generiert hat. Damit ist immer nachvollziehbar, woher diese Daten stammen.

Darunter findet man eine tabellarische Auflistung der personenbezogenen Daten. Sprich Name, Adresse, Hochzeitsdatum, etc. Eben alles, was direkt mit dem Personendatensatz gespeichert wird. Darunter findet man alle Gruppen aufgelistet, in der sich die Person befindet samt Kommentaren zur Person.

In ChurchTools ist es möglich Kommentare (Hilfe) direkt zu einer Person zu verfassen. Abhängig davon wie ChurchTools konfiguriert ist können nur bestimmte Personengruppen diese Kommentare sehen. Diese Kommentare werden ebenfalls in der Auskunft aufgelistet.

Zu guter Letzt sind noch die Tags (Schlagwörter) aufgelistet, die mit der Person verbunden sind.

Abschluss

Seit ChurchTools v3.32 ist es für den Super-Admin ganz einfach eine Auskunftsanfrage zu beantworten. Kein umständliches Wühlen in der Datenbank, um alle Informationen zu sammeln. Mit dem Auskunftsrecht Feature spart sich eine Gemeinde nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.

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