ChurchTools / Version Update

v3.129: Verbesserungen an Routinen, Gruppen und Beiträgen, Serientermine einfacher erkennen, EB-Werte buchen

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Die letzten Monate waren wild und aufregend. Der Jahreswechsel hat uns direkt gepackt und in neue Abenteuer geworfen. So sind unsere Entwickler im Januar für eine Woche weggefahren, um sich auf ihrer Hacking Week gezielt auf ein Thema zu konzentrieren. Letzte Woche waren wir dann mit geballter Power in Dortmund unterwegs und haben uns beim Willow Creek Leitungskongress präsentiert. Ich habe mich sehr gefreut, so viele Interessenten, aber vor allem euch Bestandskunden zu treffen und näher kennenzulernen.

Nun präsentieren wir euch die neue ChurchTools Version 3.129 mit Verbesserungen an Routinen, Gruppen, dem Finanzenmodul, Beiträgen und dem Kalender.

Verbesserungen an Routinen

Routinen beim Duplizieren von Gruppen mitkopieren

Wenn du eine Gruppe duplizierst, kannst du ab sofort auch die dazugehörigen Routinen direkt mit übernehmen. Das spart dir Zeit und verhindert, dass du wiederkehrende Abläufe manuell neu anlegen musst. Besonders praktisch ist das zum Beispiel beim Start eines neuen Hauskreises oder einer weiteren Kleingruppe mit ähnlicher Struktur – du kopierst einfach alles mit und kannst sofort loslegen.

E-Mail-Benachrichtigung bei Fehlern in Routinen

Tritt in einer Routine ein Fehler auf, werden automatisch die Personen per E-Mail informiert, die die Berechtigung haben, Routinen zu bearbeiten. So wissen verantwortliche Nutzer sofort Bescheid und können schneller reagieren. Das sorgt für mehr Transparenz und hilft, dass wichtige Abläufe – wie automatische Erinnerungen oder Follow-ups – zuverlässig funktionieren.

Routinen in einem Schritt speichern und aktivieren

Du kannst Routinen jetzt direkt beim Speichern auch aktivieren – alles in einem Schritt. Das macht die Einrichtung neuer Abläufe deutlich effizienter, weil du nicht mehr zwischen verschiedenen Status wechseln musst. Ideal, wenn du eine neue Routine erstellst und sie sofort einsatzbereit sein soll.

Erweiterte Berechtigungen für Follow-ups in Routinen

Follow-ups innerhalb von Routinen können jetzt auch von Nutzern erstellt und bearbeitet werden, die die Berechtigungen Gruppen administrieren, Gruppe bearbeiten oder Gruppen von Gruppentyp bearbeiten haben. Dadurch wird die Zusammenarbeit flexibler, weil mehr verantwortliche Personen Anpassungen vornehmen können, ohne zusätzliche Rechte zu benötigen.

Gruppentabelle: Neue Spalten

Die Gruppentabelle bietet dir bereits viele Informationen, die du über das Zahnrad selbstständig ein- oder ausblenden kannst. In dieser Version haben wir weitere Spalten hinzugefügt, die für Administratoren interessant sind: Nun ist es möglich den Status des Gruppen-Chats oder der letzten Ausführung einer automatischen Mitgliedschaft anzuzeigen. Das verschafft dir einen guten Überblick über den Zustand deiner Gruppen.

Die Hover-Aktion in dieser Zelle bringt euch direkt zu den Einstellungen (Gruppen-Chat oder automatische Mitgliedschaft) dieser Gruppe.

Beiträge: Standard-Versand-Datum für E-Mail-Zusammenfassung

Jeder Nutzer kann im Beiträgemodul die E-Mail-Zusammenfassung für sich aktivieren und auch den Wochentag wählen. Die Funktion ist nicht neu, aber jetzt kann ein Administrator den Wochentag festlegen, wann diese E-Mail standardmäßig versendet werden soll. Nutzer können aber weiterhin eigene Präferenzen festlegen.

Serientermine einfacher erkennen

Serientermine gehören vermutlich zu jeder Kirchengemeinde wie das Amen in der Kirchen. Mit dieser Version werden die Serientermine im Kalender mit einem kleinen Icon ausgezeichnet und für Nutzer leichter erkennbar gemacht.

Besprechungsanfragen: ICS-Anhang in E-Mail

Wirst du zu einer Besprechung angefragt, dann teilt dir ChurchTools dies per E-Mail mit. Diese E-Mail wurde jetzt ergänzt durch einen ICS-Anhang. Das ist eine Termin-Datei, die es dir erlaubt, den Termin direkt in dein lokales Kalenderprogramm (Outlook, Teams, Google …) einzufügen. Der Standard dahinter erlaubt auch, dass man direkt eine Antwort auf die Besprechungsanfrage schickt.

Das Schöne ist: Viele E-Mail-Programme erkennen die offene Anfrage und bieten dir direkt Buttons an, um zu- oder abzusagen. Du musst also nicht unbedingt in ChurchTools rein, um eine Anfrage zu bestätigen.

Weitere Änderungen im Kalender

Alle Kalender ein-/ausblenden

In der linken Seitenleiste bei den Kalendern gibt es jetzt die Möglichkeit, alle Kalender auf einmal ein- oder auszublenden.

Ausnahmen schneller hinzufügen

Zu einem Serientermin können Ausnahmen oder auch manuelle Termine hinzugefügt werden. Dabei öffnet sich ein kleiner Tooltip-Kalender, in dem du einen Termin auswählen kannst. Dieser Tooltip-Kalender merkt sich jetzt den letzten Monat, den du ausgewählt hattest, und öffnet sich direkt dort wieder. Das macht das Hinzufügen solcher Termine viel schneller.

Eröffnungsbilanzwerte nachträglich erstellen

Eröffnungsbilanzwerte konnten schon in der Vergangenheit beim Erstellen eines neuen Buchungsjahres verbucht werde. Nun geht das auch nach der Erstellung über das Kontextmenü in den Stammdaten. Das gibt dir mehr Flexibilität, falls Werte beim Anlegen des Buchungsjahres noch nicht vollständig waren oder sich im Nachhinein etwas ändert. So kannst du Korrekturen sauber und direkt im System vornehmen.

Neue Spendenbescheinigungsvorlagen im Vorlageneditor

Dir stehen jetzt neue Vorlagen für Spendenbescheinigungen zur Verfügung, die sich noch besser mit dem Vorlageneditor bearbeiten lassen. Dadurch kannst du Layout, Inhalte und Platzhalter einfacher an eure Bedürfnisse anpassen. Das ist besonders hilfreich, wenn du individuelle Formulierungen oder zusätzliche Angaben für eure Spender ergänzen möchtest.

Spezielle Tabelle für den Spendenbescheinigungsanhang bei Stiftungen

Für Stiftungen gibt es jetzt eine eigene Tabelle für den Spendenbescheinigungsanhang. Für Stiftungen verlangt das Finanzamt eine etwas angepasste Tabelle für die Auflistung der Spenden.

Schnellsuche: Personen oder Gruppen erstellen

Die Schnellsuche macht ihrem Namen wirklich alle Ehre. Denn schneller kann man zu einer Person oder einer Gruppe nicht navigieren. Es sind auch bereits einige Aktionen in der Schnellsuche zu finden, die dich umgehend zu bestimmten Orten in ChurchTools bringen.

Aber warum erst in ein anderes Modul springen, um eine Person oder Gruppe anzulegen? Genau das dachten wir uns auch. Du kannst jetzt neue Personen oder Gruppen direkt über die Schnellsuche anlegen.

Login bei ChurchTools via Drittsysteme

In den letzten Versionen haben wir bereits über die neue Möglichkeit gesprochen, den Login bei ChurchTools via Drittsysteme (OAuth) einzurichten. An dieser Stelle haben wir noch ein paar Verbesserungen vorgenommen:

Logos von Drittsystem-Anbietern

Beim Login über ein Drittsystem werden jetzt die Logos der jeweiligen Anbieter direkt auf den Login-Buttons angezeigt. Für ChurchTools-Systeme wird automatisch das jeweilige Systemlogo geladen, bei anderen Anbietern das Favicon verwendet. Das sorgt für mehr Klarheit auf der Login-Seite und hilft Nutzer, den richtigen Anmeldeweg schneller zu erkennen.

Gespeicherte Zustimmung bei OAuth-Login

Beim Login über OAuth wird die Zustimmung zur Datenfreigabe nun gespeichert. Das bedeutet: Der Zustimmungsdialog wird beim nächsten Login übersprungen. Für Nutzer wird der Anmeldeprozess dadurch schneller und komfortabler, besonders wenn sie sich regelmäßig über dasselbe Drittsystem anmelden.

Standard-Login bei Drittsystem-Anmeldung ausblendbar

Wenn du den Login über ein Drittsystem eingerichtet hast, kannst du jetzt den Standard-Login in ChurchTools ausblenden. Damit wird automatisch auch die Registrierung deaktiviert. Wichtig: Möchtest du die Registrierung aktivieren, muss der Standard-Login entsprechend eingeschaltet sein. So kannst du klar steuern, wie sich Nutzer anmelden dürfen, und sorgst für eine aufgeräumte Login-Seite.

Version 3.129.0

Verbesserungen

  • Allgemein
    • Jede angemeldete Person kann nun ihr Login-Token im Profil abrufen und erneuern.
    • Mobile Geräte, die während einer Simulation registriert werden, werden nun spätestens nach 24 Stunden automatisch deregistriert.
  • Gruppen
    • Beim Duplizieren einer Gruppe können jetzt auch Routinen mitkopiert werden.
    • Bei Fehlern in Routinen wird nun eine E-Mail an die Personen gesendet, die berechtigt sind, Routinen zu bearbeiten, um schneller auf Probleme reagieren zu können.
    • Routinen können jetzt in einem Schritt gespeichert und aktiviert werden.
    • Follow-ups in Routinen können jetzt auch mit den Berechtigungen Gruppen administrieren, Gruppe bearbeiten oder Gruppen von Gruppentyp bearbeiten erstellt und bearbeitet werden.
    • Der Status und die letzte Ausführung der automatischen Mitgliedschaften kann nun bei entsprechenden Berechtigungen in der Tabelle eingeblendet werden.
    • Downloads von QR-Codes haben nun einen aussagekräftigen Dateinamen.
    • Gruppenmitgliedsfelder können nun im Anmeldeformular dupliziert werden.
    • Es wird nun bei der Darstellung des Gruppe erstellen-Buttons auch überprüft, ob man für den jeweiligen Gruppentyp überhaupt eine Gruppe erstellen darf.
    • In der Gruppenübersicht kann nun eine Spalte für den Chat-Status angezeigt werden.
    • Beim Hinzufügen von Teilnehmern zu einer Gruppe eines anderen Standorts kann der Standort des Teilnehmers wahlweise angepasst werden.
    • In den automatischen Mitgliedschaften sind jetzt auch Filter relativ zum aktuellen Datum möglich.
    • Gruppen können nun auch über die Schnellsuche erstellt werden.
  • Personen
    • Die Felder „Vorname“ und „Nachname“ können nun bis zu 100 Zeichen enthalten.
    • Personen können nun auch über die Schnellsuche erstellt werden.
  • Finanzen
    • Es gibt neue Spendenbescheinigungsvorlagen, die sich besser mit dem Vorlageneditor bearbeiten lassen.
    • Eröffnungsbilanzwerte können jetzt auch noch nach der Erstellung eines neuen Buchungsjahres über das Kontextmenü in den Stammdaten erstellt werden.
    • Für Stiftungen gibt es jetzt eine spezielle Tabelle für den Spendenbescheinigungsanhang.
  • Kalender
    • Serientermine sind nun im Kalender auch direkt als solche zu erkennen.
    • Wenn ich in einer bestehenden Terminserie eine Ausnahme hinzufüge, werden die verbundenen Ressourcen nicht mehr auf „unbestätigt“ zurückgesetzt.
    • Es können nun alle Kalender auf einmal an- und abgewählt werden.
    • Bei Ausnahmen und manuellen Terminen merkt sich der Tooltip-Kalender nun das zuletzt hinzugefügte Datum.
    • Besprechungsanfragen enthalten jetzt einen ICS-Anhang, mit dem Termine in lokale Kalender (Outlook, Teams, Google …) gespeichert werden können.
    • Unbenutzte Termin-Tags werden nicht mehr automatisch gelöscht.
  • Ressourcen
    • Die Performance bei der Berechnung von Buchungskonflikten wurde verbessert.
    • Die Performance für das Meine Buchungen-Widget auf der Startseite wurde optimiert.
  • Beiträge
    • In den Moduleinstellungen kann jetzt eingestellt werden, an welchen Wochentagen die E-Mail-Zusammenfassung über neue Beiträge standardmäßig versendet werden soll und für welche Beiträge.
  • REST-API
    • REST-Endpunkte für die Verwaltung des Wachstumspfads wurden hinzugefügt.
    • REST-Endpunkte für die Verwaltung von Beziehungstypen wurden hinzugefügt.
    • Es gibt jetzt einen neuen API-Endpunkt /events/facts, um Fakten über alle Events hinweg abzurufen (paginiert).
    • Geburtstags-API kann jetzt nach dem Status einer Person filtern.
  • System-Einstellungen
    • Beim Login bei ChurchTools via Drittsystem werden die Logos von Drittsystem-Anbietern jetzt auf den Login-Buttons angezeigt. Für ChurchTools-Systeme wird das Logo des Systems abgerufen und für andere Anbieter wird das Favicon verwendet.
    • Wenn man einen Login bei ChurchTools via Drittsystem eingerichtet hat, ist es nun möglich, den Standard-Login auszublenden. Damit wird auch die Registrierung deaktiviert. Beim Aktivieren der Registrierung muss entsprechend der Standard-Login aktiviert sein.
    • Beim Login über OAuth wird die Zustimmung zur Datenfreigabe gespeichert und der Dialog beim nächsten Login übersprungen.
    • Ist die Vertraulichkeitserklärung in den System-Einstellungen aktiviert, wird diese im Hilfe-Menü unter „Rechtliche Hinweise“ aufgelistet.

Behobene Fehler

  • Allgemein
    • Ist keine Admin-E-Mail für das System hinterlegt, wird als Standard wieder die „Absender-Adresse der Website“ verwendet, um die Funktion „Admin kontaktieren“ weiterhin nutzen zu können.
    • Als OAuth-Client Redirect-URI ist nun auch localhost erlaubt.
    • Das Gemeindelogo wird in E-Mails ohne Verzerrung angezeigt.
    • Bei Suchen nach Gruppen wird nun zuverlässig der Standort mitangezeigt.
    • CSV-Dateien lassen sich jetzt auch wieder mit Firefox auf Windows hochladen.
    • Registrierungen via QR-Code führen auf mobilen Endgeräten jetzt direkt in die ChurchTools-App.
  • Personen
    • E-Mail-Anhänge werden korrekt berechnet und zu große Anhänge abgelehnt.
    • Auf der Startseite werden nun auch für verschobene Follow-ups die korrekten Fälligkeitsdaten angezeigt.
    • Beim Filtern von Mehrfachauswahlfeldern werden jetzt alle passenden Ergebnisse gefunden.
    • Nach dem Ändern einer Gruppenmitgliedschaft werden betroffene Follow-ups aktualisiert.
    • Offene Aufgaben für Gruppenanträge und Gruppenlöschungen werden nun korrekt auf der Startseite und im Personenmodul angezeigt, basierend auf den tatsächlichen Berechtigungen.
    • Beim Zusammenführen von Personendubletten haben die Benachrichtigungseinstellungen des Originals nun Vorrang.
    • CSV-Dateien können nun auch in Firefox unter Windows via Drag and Drop für den Personenimport hochgeladen werden.
    • Unter Meine Aufgaben werden verschobene Follow-ups nicht mehr mitgezählt.
  • Gruppen
    • Die Notizen einer Gruppe lassen sich wieder bearbeiten und das Sicherheitslevel einer Notiz lässt sich ebenfalls anpassen.
    • Der Abmeldelink in Gruppen funktioniert jetzt auch, wenn man nicht eingeloggt ist und die Gruppe nicht öffentlich ist.
    • In den Einstellungen der Gruppenanmeldung lässt sich nun wieder der Bereich korrekt bearbeiten.
    • Gruppenmitgliedsfelder werden jetzt immer mit ihrem Standardwert in der API zurückgegeben, auch wenn kein expliziter Wert gesetzt wurde.
    • In den automatischen Mitgliedschaften kommt es nun nicht mehr zu einer Fehldarstellung, wenn eine gefilterte Gruppe archiviert wird.
    • Die Funktionen „Negieren“ und „Ignorieren“ sind nun stabiler in der Ausführung.
    • Im Info-Widget können nun auch Ja-Nein-Eigenschaften abgewählt werden.
    • Der Endpunkt /groups gibt jetzt die korrekte Chat-Berechtigung („permissions.useChat“) zurück. Zuvor wurde true zurückgegeben, auch wenn die Person nicht Mitglied der Gruppe mit einer Chat-Rolle war.
  • Kalender
    • Bei einem Wechsel einer frisch erstellten Terminvorlage zu einer anderen wechselt das Bild entsprechend (ohne das Modal zu schließen).
    • Beim Speichern einer Terminvorlage wird nun das Im Auftrag von-Feld übernommen.
    • Die Einstellungen des Reiters Anmeldung werden in der Terminvorlage ebenfalls übernommen.
    • Enter im Eingabefeld eines neuen Termindialogs öffnet nicht mehr die Suche.
    • Ähnliche Termine mit unterschiedlichen Beschreibungen und Orten werden in eingebetteten Kalendern in der Kompaktansicht nicht mehr zusammengefasst.
    • Der Ort einer Terminvorlage wird beim Speichern übernommen.
    • Die Druckansicht beinhaltet nun persönliche Kalender.
    • Fremde Abwesenheiten lassen sich nun bei entsprechenden Berechtigungen korrekt löschen.
    • Bilder eines Termins werden beim Sichern einer Vorlage gespeichert.
    • Verlinkungen zum Kalender öffnen nun auch wirklich den Kalendereintrag.
    • Die Überprüfung von bereits vorhandenen Termin-Tags wurde korrigiert.
  • Events
    • Dateianhänge an Songs lassen sich auf mobilen Geräten wieder bearbeiten.
    • Gründe für die Absage eines Events im Feld Weitere Infos werden übernommen.
    • Die Tabellenüberschriften stimmen nun auf mobilen Endgeräten wieder überein.
    • Der Vorlagendialog kann ohne Rückfrage geschlossen werden, wenn es keine Änderungen gab.
    • Gleichzeitige Dienste in gleichen Event werden nun wieder korrekt in der Dienstplanung angezeigt.
  • Ressourcen
    • Die Berechtigung Anfragen für Ressourcen mit Mehrfachbuchung erstellen (create virtual bookings) funktioniert wieder.
    • Buchungskonflikte werden jetzt für Nutzer ohne Kalenderberechtigung anonymisiert angezeigt.
  • Wiki
    • Im PDF-Export werden nun wieder alle Bilder inkludiert.
  • Finanzen
    • Das Löschen von Regelbasierten Vorschlägen funktioniert wieder.
    • Falls in Regeln für Kontoauszüge Daten verknüpft sind, die nicht mehr existieren, wird die Seite nun trotzdem korrekt angezeigt.
    • Beim Einlesen von Kontoauszügen über MTA-940 (iso-8859-1, Windows) werden nun Umlaute korrekt bearbeitet.
    • Datumsvalidierung beinhaltet nun auch den letzten vollen Tag.
    • Beim Splitten einer Buchung wird nun auch der Ehepartner übernommen.
  • System-Einstellungen
    • Angebundene OAuth-Systeme werden wieder in der Rechteverwaltung unter Bei Drittsystem via ChurchTools-Benutzerkonto einloggen angezeigt.
    • System-E-Mails werden nicht mehr versendet, wenn der E-Mail-Versand in den System-Einstellungen deaktiviert ist.

Sollte euch das noch nicht reichen, dann findet ihr alle Änderungen dieser und früherer Versionen in unserem Changelog.

Wir hoffen, die neue Version gefällt euch auch so gut wie uns. Lob und Kritik dürft ihr wie immer im Forum hinterlassen.