v3.128: Routinen, Follow-ups und Login via Drittsystem

Wir sind mitten im Advent und bereiten uns auf Weihnachten vor. Jesus Christus kommt zur Welt, um mit uns Beziehung zu haben. Wow, das ist das größte Geschenk, das man sich vorstellen kann! Aus diesem Grund beschenken wir einander – weil ER uns zuerst beschenkt hat.
In diesem Sinne wollen wir euch mit der neuen Version auch beschenken. In dieses Release sind unglaublich viel Hingabe und Hirnschmalz eingeflossen – mit dem Ziel, euch die Aufgaben in eurer Kirchengemeinde zu erleichtern. 💝

Neu: Routinen

Wie oft habt ihr schon Gruppenanfragen beantwortet? Wie oft habt ihr die Standard-E-Mail an jemanden verschickt?
Prozesse in Kirchengemeinden wiederholen sich, das ist klar. Dabei investiert ihr viel Zeit in immer die gleichen Aufgaben. Wäre es nicht schön, wenn ChurchTools euch dabei Arbeit abnehmen könnte? Genau das geht jetzt mit Routinen. 🎉

Mit Routinen könnt ihr wiederkehrende Aufgaben in eurer Gemeinde mühelos automatisieren – etwa die Vorbereitung auf das nächste Coaching-Gespräch, das Erinnern an auslaufende Führungszeugnisse oder die Checkliste für Ein- und Austritte in die Gemeinde. Routinen helfen euch dabei, Gruppenmitglieder je nach Rolle oder Status automatisch durch alle notwendigen Schritte zu führen, sie rechtzeitig zu informieren und ihre Mitgliedschaften übersichtlich zu verwalten.

Innerhalb einer Routine steht euch eine Vielzahl an Aktionen zur Verfügung, die ihr flexibel kombinieren und mit individuellen Wartezeiten versehen könnt. Zum Beispiel: Gruppenmitgliedschaften bearbeiten, Anfragen annehmen, E-Mails senden, Follow-ups planen oder Personen aus Gruppen entfernen. Neu ist auch: Das Versenden automatischer E-Mails sowie das Planen von Follow-ups (unten mehr dazu) gehören jetzt zu den Routineaktionen.

Mit der entsprechenden Berechtigung könnt ihr in den Gruppeneinstellungen eigene Routinen erstellen oder bestehende anpassen. Man kann dabei einer Routine nur jene Aktionen hinzufügen, die man auch manuell durchführen dürfte. Für einen schnellen Start stehen euch eine Reihe an Beispielvorlagen zur Verfügung (z. B. Anmeldegruppe, Begleitungsgespräch, Dienstantritt/-austritt). Wir sind gespannt, was ihr alles mit Routinen umsetzen werdet. 😊

Redesign von Follow-ups

Follow-ups gibt es schon lange in ChurchTools. Doch hat uns immer wieder das Feedback erreicht, dass sie in der bisherigen Form etwas unflexibel sind. Daher haben wir uns vor ein paar Monaten an das Reißbrett gesetzt und Follow-ups neu erfunden. Einige von euch werden sich jetzt fragen … ach so? Was sind Follow-ups denn überhaupt? 😅

Follow-ups helfen deiner Gemeinde dabei, Menschen verlässlich im Blick zu behalten und wichtige Gesprächsinhalte zu dokumentieren. Ganz gleich, ob es um die Vorbereitung von Tauf- oder Segnungsgesprächen, um das Begrüßen neuer Personen oder um ein geplantes Seelsorge-Update geht: Mit Follow-ups lassen sich solche Schritte organisieren und durchführen.
Bei jeder Person findest du jetzt den Bereich „Follow-ups“. Dort kannst du ganz einfach für die ausgewählte Person ein Follow-up anlegen, um später an eine Aufgabe erinnert zu werden und Ergebnisse dazu festzuhalten. Follow-ups werden also nicht mehr über die Personenstammdaten gesteuert, sondern können jetzt auch ad hoc für Personen erstellt werden.

Zudem können Follow-ups wie bisher im Kontext von Gruppen zum Einsatz kommen. Dazu braucht man nur die Berechtigung „Follow-ups planen“. Personen mit der Berechtigung „Follow-ups durchführen“ können dann die erstellten Aufgaben erledigen. Wenn ihr Follow-ups in Gruppen bereits im Einsatz hattet – keine Sorge: Wir haben alle Follow-ups aus den Stammdaten übertragen, sodass eure Prozesse wie gewohnt weiterlaufen.

Wie bekommt man denn mit, wenn Follow-ups erledigt werden müssen? Wir informieren euch natürlich per E-Mail, wenn Follow-ups fällig sind, und auf der ChurchTools-Web-Startseite findet ihr das Widget „Aufgaben“, wo nochmals alle fälligen Follow-ups und andere Aufgaben für euch bereitstehen.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, neue Follow-ups über die Routinen einer Gruppe automatisch erstellen zu lassen. Das ist ideal für wiederkehrende Aufgaben wie Einladungen zu Kleingruppen oder Hilfe bei Dienstantritt. So bleibt alles gut organisiert und nichts geht unter.

Login via Drittsystem

Es gibt jetzt im Menü der System-Einstellungen den neuen Punkt „Login“, der alle Einstellungen rund um die Anmeldung übersichtlich bündelt. Dazu gehören nicht nur die bekannte Option „Eingeloggt bleiben“, sondern auch der Login mit ChurchTools in andere Systeme (z. B. bei Nextcloud).

Spendenrückzahlungen

Wenn das Spendenziel einer zweckgebundenen Spende überschritten wird, müssen überschüssige Beträge nach deutschem Spendenrecht zurücküberwiesen werden. Was heißt das konkret?
Ein kurzes Beispiel: Eine Kirchengemeinde verfolgt das Ziel, 2000€ für einen Missionar in Uganda zu sammeln. Es werden in Summe 2500€ für diesen Zweck eingenommen. Die überschüssigen 500€ der letzten Spender müssen zurückgezahlt werden. Traurig, aber wahr. 😢

Für diesen Fall können Spendenrückzahlungen jetzt in ChurchTools Finanzen verbucht werden. Sie werden dann automatisch in der Bilanz und beim Erstellen von Spendenbescheinigungen berücksichtigt. Damit vereinfachen wir einen Prozess, der in der Vergangenheit oft mit manuellen Korrekturen oder externen Notizen verbunden war. Eure Kassierer behalten somit den Überblick über zurückgezahlte Spenden und eure Kirchengemeinde bleibt auch bei nachträglichen Anpassungen rechtssicher.

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Version 3.128.0

Verbesserungen

• Gruppen
  • In den Einstellungen von Gruppen können jetzt Routinen erstellt werden. Routinen ermöglichen es, Gruppenmitglieder je nach Rolle und Status Schritt für Schritt zu begleiten, zu informieren und Gruppenmitgliedschaften automatisch zu bearbeiten. Zum Erstellen und Bearbeiten von Routinen wird die gruppeninterne Berechtigung „Routinen verwalten“ oder eine der globalen Berechtigungen zum Bearbeiten der Gruppe benötigt. Es stehen Beispielvorlagen zur Verfügung.
  • Automatische E-Mails und Follow-ups wurden in Routinen migriert.
  • Follow-ups einer Gruppe haben jetzt ein eigenes Menü und werden auf der Übersichtseite und im Gruppenmitgliedsmodal angezeigt.
  • Follow-ups können jetzt auch manuell und ohne Gruppenzugehörigkeit erstellt werden.
  • Die Follow-up-Erinnerungsmail wurde verbessert.
  • In den Anmeldeeinstellungen und Routinen einer Gruppe kann jetzt eingestellt werden, ob die Standard-Bestätigungsmail geschickt werden soll oder nicht.
  • Beim Versenden von E-Mails über Routinen gibt es jetzt die Option, einen Abmeldelink mitzuschicken.
  • Das Mitglieder-Widget auf der Gruppen-Übersichtseite wurde verbessert.
• System-Einstellungen
  • Es gibt im Menü jetzt den neuen Punkt „Login“, der Einstellungen zu „Eingeloggt bleiben“ und den Login mit oder via ChurchTools beinhaltet.
  • Andere OAuth-Systeme sind jetzt als Login-Möglichkeit für ChurchTools verfügbar. Somit kann z. B. ein Login mit einem anderen ChurchTools beim eigenen ChurchTools umgesetzt werden.
  • Wenn keine E-Mail-Adresse eines Administrators hinterlegt ist, dann wird für den Super-Admin ein roter Hinweis auf der Startseite angezeigt.
• Events
  • Die Positionen des Ablaufplans sind nun nur noch über ein explizites Symbol sortierbar.
  • Um Dienste zu löschen, benötigt man jetzt die Berechtigung „Stammdaten bearbeiten“.
  • Der Name der Ablaufpläne wird nun automatisch aus den Informationen des zugehörigen Events generiert und kann nicht mehr geändert werden.
• Kalender
  • Beim Terminfeld „Ort“ wurde die Adresssuche verbessert.
• Finanzen
  • Rückzahlungen von Spenden können jetzt gebucht werden und werden bei der Spendenbescheinigung berücksichtigt.

Behobene Fehler

• Gruppen
  • Der QR-Code für den Check-in ist im Mitglieder-Dialog nun wieder erreichbar.
  • Auf der Einstellungsseite zum Gruppenchat werden nun die Mitglieder korrekter einsortiert.
  • In der Gruppenmitgliedertabelle funktioniert jetzt der Filter auch nach meherern Gruppenmitgliedsfeldern gleichzeitig.
• Personen
  • Wenn man die Person, die man erstellt, anschließend nicht sehen darf, kam ein Fehler. Dieser wurde behoben.
• Beiträge
  • Die Lightbox für die Bilder funktioniert nun auch im Safari zuverlässig.
• Kalender
  • Im Tooltip zu einem Termin werden die Daten wieder korrekt geladen.
  • Bilder werden für kopierte Einträge und für Eventvorlagen übernommen.
• Events
  • Das E-Mail-Symbol im Dienst-Tooltip wird wieder zuverlässig angezeigt.
• Finanzen
  • Der Bilanz-Report zeigt jetzt in jedem Fall den Gewinn-und-Verlust-Überschuss richtig an. Außerdem gibt es jetzt eine Zusammenfassung mit allen Kontotypen auf der Aktiva- und Passiva-Seite.
  • Spendenbescheinigungen können wieder erstellt werden.
  • Beim Einlesen von Kontoauszügen über MTA-940 (iso-8859-1, Windows) werden nun Umlaute korrekt bearbeitet.
• Sync
  • Eigene Sync-Adpater können jetzt auch angesprochen werden, wenn die URL des Sync-Adapters einen zusätzlichen Pfad enthält.
• REST-API
  • Ein PHP Fehler in der Verwendung des Endpunkts GET /persons mit Geburtstagsfilter wurde korrigiert.

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Sollte euch das noch nicht reichen, dann findet ihr alle Änderungen dieser und früherer Versionen in unserem Changelog.

Wir hoffen, die neue Version gefällt euch auch so gut wie uns. Lob und Kritik dürft ihr wie immer im Forum hinterlassen.