Level Up: Bringt eure ChurchTools-Nutzung auf ein neues Niveau!

Ver├Âffentlicht von
├ťbersetzungen: English

Ihr nutzt schon ChurchTools? Super! Aber kennt ihr auch schon alle Features, die in der letzten Zeit in ChurchTools dazugekommen sind? Einige Highlights habe ich mal zusammengetragen, damit ihr in Zukunft das volle Potenzial von ChurchTools auszunutzen k├Ânnt. Wir schauen uns gemeinsam interessante neue Funktionalit├Ąten an, besprechen, wof├╝r ihr diese gewinnbringend in eurer Gemeinde einsetzen k├Ânnt und gehen in die Praxis.

Grundkenntnisse von ChurchTools sind hilfreich, um die Features in den richtigen Kontext zu setzen. Mit unseren kostenlosen Online-Seminaren und weiterf├╝hrenden Seminaren k├Ânnt ihr euer Wissen aufbauen und vertiefen.

Suchen & Finden

Egal wie ihr mit ChurchTools arbeitet oder welche Aufgabe ihr bewerkstelligen m├Âchtet: oft m├╝sst ihr dabei zu verschiedenen Orten und Dingen innerhalb von ChurchTools springen, um Informationen zu sammeln. Mit der Schnellsuche, den erweiterten Filtern und den Personenfunktionen l├Âst ihr viele Dinge viel schneller.

Schnellsuche

Schnell mal die Adressdaten einer Person nachgucken oder den aktuellen Stand der angemeldeten Teilnehmer:innen zur Freizeit nachschauen?

Daf├╝r ist die Schnellsuche bestens geeignet. ├ťber das Hauptmen├╝ ist sie nur einen Klick entfernt oder, wenn eure H├Ąnde ohnehin bereits auf der Tastatur liegen, probiert doch mal das Tastenk├╝rzel Strg + E (Mac: Ôîś + E). Mit der Schnellsuche gelangt ihr in Nullkommanichts zu einer Person, Gruppe, einem Song oder einer Wikiseite.

ChurchTools Schnellsuche
ChurchTools Schnellsuche

Erweiterte Filter

Vom Gemeindeb├╝ro ├╝ber die Freizeitleitung bis hin zu den Diakonaten. Ich w├╝rde behaupten, fast alle k├Ânnen von den erweiterten Filtern profitieren. Sie sind ein hervorragendes Tool im Werkzeugkasten. Damit k├Ânnt ihr nicht nur einfach alle Personen einer Gruppe filtern, sondern noch viel mehr. Gucken wir uns paar Beispiele an:

Screenshot der Gruppenteilnehmer-Liste. Darunter befindet sich ein Link "Gruppe in der Personenliste filtern", dieser f├╝hrt zur Personenliste und filtert diese.

1. Alle Hauskreisleiter:innen
Eine gute Kommunikation besteht auch darin, zu wissen, wem man schreiben soll. Nehmen wir als Beispiel die Hauskreise: M├Âchte die Leitung alle Hauskreisleiter:innen anschreiben, so w├Ąre es relativ m├╝hsam, diese per Hand zu pflegen. Sch├Ân, dass ihr ChurchTools habt. Mit den erweiterten Filtern filtert ihr alle Personen eines Gruppentyps mit einer bestimmten Rolle. Also filtert ihr beispielsweise alle Leiter:innen vom Typ „Kleingruppe“ und klickt anschlie├čend links auf „Kontaktieren“, um direkt eine E-Mail an die gefilterten Personen zu schreiben.

Screenshot der Personenliste mit aktiven Filter f├╝r Kleingruppen-Leiter. Die Personenliste zeigt nun nur Personen an, die auch Kleingruppen-Leiter sind.
Die Personenliste zeigt nun nur Personen an, die auch Kleingruppen-Leiter sind.

2. Der K├╝che Bescheid geben
Im n├Ąchsten Beispiel haben wir eine Jugendfreizeit kurz vor der Durchf├╝hrung. Damit die Jugendlichen auch was Gutes zu essen haben, ben├Âtigt die K├╝che die genaue Anzahl von Vegetariern, Veganern und Personen mit Glutenunvertr├Ąglichkeiten (die Liste l├Ąsst sich nat├╝rlich noch erweitern).

Schnell die Gruppe gefiltert und ├╝ber eine weitere Bedingung filtert ihr zus├Ątzlich nach der Essensvorliebe oder den Unvertr├Ąglichkeiten. Da die K├╝che nur die Anzahl und nicht die Namen der Personen braucht, reicht es, wenn ihr die auf der linken Seite angezeigte gefilterte Anzahl an die K├╝che ├╝bermittelt.

Screenshot der Personenliste mit aktiven Filter nach Personen, die in der Gruppe "Jugend f├╝hrt nach Rom"  sind und als Essensvorliebe "vegetarisch" ausgew├Ąhlt haben.
Gefiltert nach den Essensvorlieben und die Anzahl der Personen links notiert.

Personenfunktionen

Der n├Ąchste Tipp zeigt die Personenfunktionen. In Kombination mit den erweiterten Filtern sind die Personenfunktionen n├╝tzlich f├╝r die unter euch, die viel Zeit in Organisation und Planung stecken.

Sind die richtigen Personen erstmal gefiltert, dann k├Ânnt ihr im Handumdrehen alle Personen zu einer Gruppe hinzuf├╝gen oder entfernen. Sollten sich viele G├Ąste (als eigener Status angelegt) im System befinden, die schon lange nicht mehr kamen, so ist auch das Verschieben ins Archiv f├╝r euch eine n├╝tzliche Funktion.

Screenshot mit Highlight der Personenfunktionen
Die Personenfunktionen erlauben es, eine Aktion f├╝r viele Personen auf einmal durchzuf├╝hren. Das spart Zeit und Nerven.

Chat

Wie in einem guten Unternehmen, so muss auch in einer Kirche viel abgesprochen werden. Das Wiki ist ein guter Ort, um Informationen f├╝r sp├Ątere Referenzen abzulegen. E-Mail ist super f├╝r Mitteilungen oder Newsletter. Und mit dem ChurchTools Chat gewinnt ihr eine neue Ebene der Kommunikation, die schnelle Absprachen erlaubt.

Der Chat kann nat├╝rlich auch als klassischer Personenchat (eins zu eins) genutzt werden. Wir gucken uns aber mal zwei Beispiele f├╝r Gruppen und Events an.

Gruppen-Chats

F├╝r jede Gruppe in ChurchTools k├Ânnt ihr eine eigene Chat-Gruppe starten. So treten Klein- oder Dienstgruppen untereinander schnell in Kontakt. Aber was w├Ąre, wenn ihr Interessengruppen erstellen w├╝rdet?

Gruppen zu bestimmten Themenbereichen oder Interessen k├Ânnt ihr ├Âffentlich machen, sodass sich jeder anmelden kann und dank dem ChurchTools Chat wird danach jede angemeldete Person automatisch zur bereits existierenden Chat-Gruppe hinzugef├╝gt. Beispiele w├Ąren zum Beispiel eine Fu├čball-Gruppe oder auch eine Brettspiel-Gruppe.

Event-Chats

Auch f├╝r Events k├Ânnt ihr Chat-Gruppen erstellen. Jede Person, die am Event teilnimmt, kann zum Chat f├╝r dieses Event hinzugef├╝gt werden.

Ob eine Person zum Event-Chat eingeladen wird, h├Ąngt u.a. davon ab, ob der Dienst per se f├╝r den Chat freigeschaltet ist. Dies k├Ânnt ihr f├╝r jeden Dienst in den Stammdaten einstellen.

Obwohl ihr f├╝r jedes Event manuell den Chat starten k├Ânnt, ist das doch eine etwas l├Ąstige Aufgabe. ChurchTools kann euch diese Aufgabe abnehmen. In den Admin Einstellungen > Kommunikation l├Ąsst sich das automatische Starten von Event-Chats aktivieren.

Ihr braucht nicht f├╝r jedes Event einen Chat? Kein Problem! Habt ihr die Checkbox aktiviert, k├Ânnt ihr das automatische Starten auf Events aus bestimmten Kalendern begrenzen.

Zus├Ątzlich empfehle ich euch, dass ihr gleich noch das automatische Deaktivieren anhakt, damit die Chat-Liste nicht ewig weiter w├Ąchst.

Screenshot vom Events Modul. Pfeile im Screenshot zeigen auf das Chat-Icon. Dort kann der Event-Chat gestartet werden.

Organisation

ChurchTools St├Ąrke liegt ganz klar in der Organisation und hier bietet euch die Software eine gro├če Vielfalt von M├Âglichkeiten. So habt ihr zum Beispiel die M├Âglichkeit, weitere Gruppentypen anzulegen. Diese M├Âglichkeit wird oft ├╝bersehen, bringt euch aber, wenn ihr etwas ├╝ber den Tellerrand blickt, viel Mehrwert in eurer t├Ąglichen Organisation. Au├čerdem gebe ich euch paar Ideen weiter, wof├╝r ihr das Events Modul noch einsetzen k├Ânnt als nur f├╝r Gottesdienste.

Gruppentypen

In einer frischen ChurchTools-Installation findet ihr vier Gruppentypen: Kleingruppe, Dienst, Merkmal und Ma├čnahme. Hier mal ein paar Beispiele, welche Gruppentypen ihr zus├Ątzlich anlegen k├Ânntet:

Schl├╝ssel ÔÇô Pro Schl├╝sseltyp eine Gruppe anlegen und so den ├ťberblick behalten, wer welchen Schl├╝ssel hat.

Inventar ÔÇô Wer seinen Mitarbeitenden oder Angestellten (Dienst-) Ger├Ąte zur Verf├╝gung stellt, k├Ânnte mit einem Inventar-Gruppentyp Laptops oder Smartphones dieser Personen erfassen. In solchen Gruppen w├╝rde ich zum Beispiel noch ein Gruppenteilnahmefeld hinzuf├╝gen, um die Seriennummer des Ger├Ątes zu dokumentieren.

Events/Veranstaltungen ÔÇô Wer viele Events mit Anmeldungen realisiert, dem w├╝rde ggf. ein Gruppentyp Events oder Veranstaltungen guttun.

Verteilerlisten ÔÇô Wer viel mit Verteilern arbeitet, f├╝r den ist es ggf. sinnvoll ├╝ber einen Gruppentyp Verteilerlisten nachzudenken. Erstellt beispielsweise euer Grafik-Team regelm├Ą├čig Grafiken, die ihr in den sozialen Medien teilen k├Ânnt? Dann erstellt eine Gruppe daf├╝r und wer Interesse daran hat, tr├Ągt sich selbst├Ąndig in die Gruppe ein.

Follow-ups ÔÇô Ob Kontaktkarten oder Datenschutzma├čnahmen, Follow-ups bringen Ordnung rein, wenn es um Aufgaben geht, die in einer bestimmten Reihenfolge und zu bestimmten Zeiten erfolgen sollen.

Gruppenhomepages ÔÇô Die „klassische“ Gruppenhomepage zeigt die Kleingruppen der Gemeinde. Aber warum nicht eine Gruppenhomepage f├╝r alle anstehenden Events oder speziell f├╝r Mitarbeiter erstellen?

Mehr als Gottesdienste

Wer Dienstplanung h├Ârt, denkt vermutlich als Erstes an Gottesdienste. Daf├╝r ist das Events Modul auch in erster Linie gedacht. Aber dank seiner Flexibilit├Ąt lassen sich noch ganz andere Dinge damit organisieren.

Sitzungen ÔÇô Ob es die Gemeindeleitungssitzung oder doch das Hauskreisleitungstreffen ist. Ein gutes Meeting braucht eine Leitung und jemanden, der das Protokoll schreibt. Genau das plant ihr auch mit dem Events Modul, sodass das im Vorfeld schon klar ist. So gibt es kein Kopfzerbrechen mehr am Anfang einer Sitzung dar├╝ber, wer denn nun das Protokoll schreiben darf ­čśü .

Bonustipp: Nutze den Ablaufplan, um die Meeting-Agenda zu schreiben. Damit sind die TOPs klar, terminiert und die Zust├Ąndigkeit ist gekl├Ąrt.

Hauskreise & Kleingruppen ÔÇô Es gibt Hauskreise und Kleingruppen, bei denen die Leitung rotiert. Das hei├čt, jede Woche darf eine andere Person vorbereiten und den Abend leiten. Dies l├Ąsst sich auch super ├╝ber das Events Modul planen. Legt f├╝r den Hauskreis einfach einen eigenen Gruppenkalender an und plant ├╝ber Events die Leitung f├╝r die Abende.

Fakten f├╝r Schulungen ÔÇô In vielen Gemeinden gibt es ein ChurchTools Admin-Team, das regelm├Ą├čig Schulungen f├╝r die eigenen Mitglieder anbietet. Auch hier l├Ąsst sich die Dienstplanung nutzen. Aber dar├╝ber hinaus k├Ânnt ihr auch gut die Fakten verwenden, um die Anzahl der Schulungsteilnehmer:innen zu erfassen. Damit behaltet ihr Trends besser im Blick.

├ľffentlichkeitsarbeit

Die Au├čenkommunikation ist nicht zu vernachl├Ąssigen. Eine Webseite oder ├Âffentliche Informationen sind wichtig, damit sich G├Ąste und Interessenten ├╝ber eure Gemeinde informieren k├Ânnen.

├ľffentlichkeitsarbeit & ChurchTools Finder

Eine Webseite ist heutzutage ja fast schon Pflicht, aber nicht immer ist ein volles CMS notwendig. Oftmals reicht es, die wichtigsten Informationen, wie Gottesdienste und Kontaktdaten, ├Âffentlich zu haben. Dazu k├Ânnt ihr nun unseren neuen Bereich ├ľffentlichkeitsarbeit nutzen. Hier tragt ihr im Handumdrehen eure Informationen ein, ver├Âffentlicht die Seite und habt ohne viel Aufwand eine eigene kleine Mini-Website, die auch noch schick aussieht.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Informationen ├╝ber eure eigene Gemeinde automatisch im neuen ChurchTools Finder auffindbar sind.

Newsletter

Ein weiterer Baustein ist die Kommunikation aktueller Informationen. Dazu kann nat├╝rlich eine Website genutzt werden, aber auch ein guter Newsletter ist eine L├Âsung.

Mit ChurchTools lassen sich Gruppenteilnehmer:innen zu externen Newsletter-Diensten synchronisieren. Diese Anbieter bieten alles, was man f├╝r einen guten Newsletter braucht, wie zum Beispiel sch├Âne Templates. Aktuell kann ChurchTools mit Mailchimp, Mailjet und Cleverreach umgehen.

Screenshot des Modals, um Newsletter mit einer ChurchTools Gruppe zu verkn├╝pfen.

Synchronisierung

Zu guter Letzt noch ein Tipp f├╝r die ChurchTools Admins unter euch: Mit dem neuen Sync Modul l├Ąsst sich zum Beispiel Optigem als externer Dienst anbinden. Damit m├╝sst ihr Personendaten nicht mehr umst├Ąndlich an zwei Orten pflegen. Und der neue Finanzenimport erm├Âglicht es euch, auch die Buchungsdaten von Optigem in ChurchTools zu importieren, so dass ihr anschlie├čend die Budgets f├╝r die Bereichsleiter:innen zur Verf├╝gung stellen k├Ânnt.

Ein anderer Anwendungsfall ist die Verkn├╝pfung zweier ChurchTools-Installationen: Das ist zum Beispiel n├╝tzlich f├╝r Verb├Ąnde, die in eine zentrale Installation alle Personen der jeweiligen Gemeindeleitungen synchronisieren m├Âchten. So kann der Verband die eigenen Verteilerlisten aktuell halten. Sobald sich etwas in der lokalen Gemeinde ├Ąndert, werden die Informationen direkt zum Verband ├╝bermittelt.

Screenshot einer Ausf├╝hrung im Sync Modul. Das Log zeigt die Aktionen an, die durch den Sync passiert sind.

Fazit

Das waren nur f├╝nf Bereiche, in denen ChurchTools mehr kann, als man auf den ersten Blick vermutet. Ich hoffe, ihr konntet den einen oder anderen Tipp mitnehmen und eure ChurchTools-Nutzung steigt ein Level auf.

Like
Like Love Haha Wow Sad Angry
3