Cultos com restrições no número de participantes – Parte 1: Inscrições e lista de espera

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As atuais medidas contra a expansão do corona vírus estão sendo relaxadas e cada vez mais cada estado está permitindo novamente a retomada de algumas atividades nas cidades, inclusive as atividades da igreja como cultos e outros eventos. É importante salientar que existem diferentes requisitos, que podem variar de estado para estado. Por favor informe-se com bastante antecedência quais as condições que se aplicam a você e ao estado em que sua igreja se localiza.

Uma condição, por exemplo, é que nem todos os assentos no templo de culto possam ser utilizados. Em outras palavras, há um limite de visitantes. Somente X visitantes podem entrar no tempo para participar de um culto. Devido a isso, muitas pessoas estão fazendo a seguinte pergunta: qual a melhor maneira de organizarmos os cultos com essas restrições?

Neste post em nosso blog, que dividimos em duas partes, eu gostaria de mostrar como o ChurchTools pode ser um facilitador para você nessa tarefa.

Resumo: Da inscrição à documentação

  • Como podemos criar um sistema de inscrição para os cultos e atividades da igreja?
  • Como garantir que apenas X pessoas se inscrevam?
  • Posso fazer uma lista de espera?
  • Tenho que documentar os visitantes?
  • Como posso obter os contatos das pessoas que freqüentam os cultos da igreja, para que eu possa encaminhá-los às autoridades de saúde, se necessário, caso alguém contaminado tenha tido contato com eles?

Nesta primeira parte vou explicar como você pode usar a nova ferramenta “página inicial do grupo” do ChurchTools, para criar um formulário de inscrição adequado para que os membros e visitantes possam se inscrever para os cultos e atividades de sua igreja. Além disso, vou mostrar a possibilidade de criar uma lista de espera por meio de e-mails automáticos.

O segundo post dessa série, tratará da implementação e documentação dessas informações. Através do módulo de check-in, você pode registrar quem realmente participou do culto ou evento. Se, por exemplo, uma autoridade de saúde entrar em contato com você para rastrear uma cadeia de infecção, você terá todos os dados disponíveis e poderá exportá-los com um clique.

Inscrições

A primeira pergunta é: Como as pessoas podem se inscrever para os cultos? Utilizamos um grupo separado para cada culto e a “página inicial de grupo” para agrupar esses cultos e apresentá-los numa página unicamente feita para que as pessoas se inscrevam. Com estas ferramentas, a página de cultos e inscrições pode ser feita muito rapidamente e facilmente.

Organizando os cultos através da função de grupos

Organizando os cultos através da função de grupos
Eu decidi criar um grupo separado para cada culto e nomeá-los por data. Assim eu posso gerenciar uma lista de inscrições separada para cada culto e acompanhar qual culto já está cheio.

Crie um novo grupo de propriedade chamado “Cultos”. Este grupo vai servir como um grupo superior. Cada culto será subordinado a este grupo superior para que eu possa publicar uma “página inicial de grupo”.

Crie um novo grupo (tipo de grupo: propriedade) para cada culto. Para cada culto que requer inscrição de participantes, deve ser criado um grupo separado, que deve estar subordinado ao grupo superior. Estes são os grupos para os quais as pessoas podem se inscrever. Estes grupos devem ter uma pessoa com a função de líder dentro deles, para servir de contato e tirar quaisquer dúvidas dos que vão se inscrever, todas as informações relevantes são mostradas (data, horário, local e etc) e o grupo é aberto para que as pessoas possam se inscrever.

Com um filtro ativo nos grupos superiores é exibida uma grande quantidade de informações úteis.

Criar grupos de culto

Os grupos de culto individuais são criados de tal forma que o líder do grupo pode receber (opcionalmente) informações sobre todas as mudanças ocorridas no grupo, novas inscrições e etc. (não se esqueça de configurar isso nas permissões internas do grupo para que isso aconteça).

Eu também torno o grupo aberto ao público, de forma que ele fique visível e permita que pessoas se inscrevam. Eu configurei para que cada nova inscrição crie automaticamente uma nova pessoa no ChurchTools, mas o pedido não entra em vigor imediatamente. Isto significa que as pessoas que se inscrevem para o culto, são adicionadas ao grupo e recebem o status/função de “Participação solicitada”. Por que eu faço dessa maneira, explicarei na próxima etapa.

As configurações do grupo de culto são configuradas de tal forma que as alterações são enviadas por e-mail e todos têm permissão para se cadastrar.

Criar “página inicial de grupo”

Criar “página inicial de grupo”
Agora que nós já criamos os grupos de cultos e os designamos para um grupo superior, podemos continuar para o próximo passo, que é formar a página inicial de grupo.

Tendo criado um grupo por culto, tornei esses grupos públicos e permiti a inscrição de pessoas. Com nossas novas configurações da página inicial de grupo, posso definir e customizar algumas configurações antes de distribuir o link para as pessoas ou incorporá-la no site da igreja usando código.

Nas novas configurações da página inicial de grupo podemos ver imediatamente como será o visual da página e podemos alterar configurações.

Crie campos adicionais de grupo

Na segunda parte, daremos uma olhada mais detalhada na parte de documentação. Entretanto, o trabalho preparatório deve ser feito agora. Para que você tenha informações de contato dos visitantes posteriormente, é melhor utilizar outros campos de dados pessoais no formulário de inscrição. Por exemplo, o endereço ou número de telefone. Se fizermos isso agora, podemos solicitar essas informações através do formulário durante o período de inscrição.

👏 Muito bom. A página inicial de grupo está pronta e as pessoas podem se inscrever.

Número máximo de participantes e lista de espera

O ChurchTools já vem com a possibilidade de definir um número máximo de inscritos por grupo. Se o número máximo de inscritos for atingido, não será possível mais nenhuma inscrição. Isto pode ser útil em certos casos, mas no nosso caso queremos que o registro fique aberto para que as pessoas ainda possam se registrar para alguma possibilidade de participar do culto. Por isso, gostaríamos de ter uma lista de espera.

Lista de espera e lista de convidados

Seria melhor se tivéssemos uma lista de espera para cada culto. Para que os visitantes ainda possam se inscrever. Se outras pessoas cancelarem suas inscrições antes do culto, ainda podemos informar aos visitantes da lista de espera que eles podem comparecer. Para criar uma lista de espera, utilizamos diferentes funções para os inscritos. Você se lembra: acima montei o formulário de inscrição para que a pessoa inscrita com o a função “Participação solicitada” entre no grupo. Esta função agora pode ser algo como nossa lista de espera

Para a lista de convidados, ou seja, as pessoas que podem vir, usamos o papel de “participante”.

  • Lista de espera: Participação solicitada
  • Lista de convidados: Participante

Importante: Se você gostaria de ter uma lista de espera, certifique-se de que não há um número máximo de participantes limitando as inscrições para esse grupo.

E-mails automáticos

Mas quando é que uma pessoa sabe se pode ir ao culto? Para não ter que entrar em contato com todos individualmente, fazemos uso da função “E-Mails Automáticos”. Isso permite definir um e-mail automático por função dentro do grupo, que será enviado a uma pessoa assim que ela receber exatamente essa função dentro daquele grupo.

Se uma pessoa agora se inscrever no grupo, lhe será atribuída a função “Participação solicitada” e o e-mail automático para esta função será enviado. A inscrição foi recebida e a pessoa está agora na lista de espera.

Assim que o organizador coloca essa pessoa na lista de convidados, ou seja, muda a função para “Participante”, o e-mail automático para essa função é enviado e a pessoa é informada de que está na lista de convidados e pode comparecer ao culto.

Conclusão

Conclusão
Agora os cultos de domingo e durante semana pode voltar a funcionar com a organização necessária. Os visitantes podem se inscrever através da página inicial de seu grupo e por meio de diferentes funções e e-mails automáticos você pode informá-los e todos sabem se tem ou não permissão para ir ao culto aquele dia.

Na próxima parte dessa série, descreverei como você pode utilizar as reuniões em grupo e o módulo de check-in para registrar as pessoas que vieram e assim atender às necessidades de documentação.

Outros recursos

Páginas de ajuda: Página inicial de grupos
Páginas de ajuda: Reuniões de grupo
Páginas de ajuda: Permissões internas de grupo

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