dieses Jahr soll das neue Gruppenmodul veröffentlicht werden. In Vorbereitung darauf werden wir einige Änderungen vornehmen, die den strukturellen Aufbau eurer ChurchTools-Installation betreffen. Wir wollen damit die zukünftige Organisation in Gruppen vereinfachen, genaueres Filtern ermöglichen und eine benutzerfreundlichere Bedienung ermöglichen.
1. Personen in Gruppen - Einführung eines Status
- Alle Personen einer Gruppe werden zukünftig "Gruppenmitglieder" genannt (bisher “Gruppenteilnehmer”), um eine Verwechslung mit der Rolle “Teilnehmer” zu vermeiden.
- Gruppenmitglieder, wie Leiter, Teilnehmer oder Mitarbeiter, werden in Zukunft neben einer Rolle zusätzlich einen **Status** bekommen, der die Beziehung einer Person zu einer Gruppe beschreibt. Der Status einer Person kann "aktiv", "angefragt", “auf Warteliste” oder "zu löschen" sein. In Zukunft sind auch weitere Status wie "eingeladen" oder "ausgetreten" denkbar.
- Die Berechtigungen, die ein Gruppenmitglied durch die Rolle in der Gruppe erhält, greifen nur noch, wenn das Gruppenmitglied den Status "aktiv" hat.
1.1 Was heißt das konkret für deine Gruppenrollen?
- Aktuell kannst du in den Stammdaten des Moduls "Personen & Gruppen" unter "Gruppentyp-Rolle" eine Rolle als "Zu löschen", "Anfrage", "Leiter", "Standard" oder "Versteckt" kennzeichnen. In Zukunft werden die Optionen "Anfrage" und "Zu löschen" wegfallen, weil sie durch den Status eines Gruppenmitglieds abgebildet werden. Du kannst zudem nur noch genau eine "Standard"-Rolle pro Gruppentyp kennzeichnen.
- Gruppenmitglieder mit "Anfrage"-Rollen erhalten also den Status "angefragt" und mit "Zu löschen"-Rollen den Status "zu löschen" und sie werden in jene Rollen überführt, die du als "Standard" des Gruppentyps gekennzeichnet hast. Es folgen zwei Beispiele, um das Ganze zu verdeutlichen; in beiden Beispielen wurde die Rolle "Teilnehmer" als "Standard"-Rolle gekennzeichnet:
- Gruppenmitglieder mit der bisherigen Rolle "Teilnahme beantragt” erhalten die Rolle “Teilnehmer” und **zusätzlich** den Status “angefragt”.
- Gruppenmitglieder mit der bisherigen Rolle "zu löschen" erhalten die Rolle "Teilnehmer” und **zusätzlich** den Status "zu löschen”.
1.2 Was genau musst du als Administrator jetzt beachten?
Wurden bei euch in den Stammdaten unter "Gruppentyp-Rolle" zusätzliche "Anfrage"- bzw. "Zu löschen"-Rollen angelegt? Oder wurden die Rollenbezeichnungen “Teilnahme beantragt” oder “zu löschen” geändert?
- Wenn nein, dann musst du nichts unternehmen:
- dann werden Gruppenmitglieder mit „Anfrage“- oder „Zu löschen“-Rollen automatisch der jeweiligen „Standard“-Rolle zugeordnet und
- diese Gruppenmitglieder erhalten den Status "angefragt" bzw. "zu löschen".
- Wenn ja, dann können wir keine automatische Zuordnung vornehmen. In diesem Fall:
- behalten Gruppenmitglieder ihre bisherige Rolle mit dem Präfix "(Veraltet)"
- bekommen Gruppenmitglieder den jeweiligen Status, der der aktuellen Kennzeichnung ("Anfrage" oder "Zu löschen") entspricht.
- Beispiel 1: Es wurde eine Rolle mit der Bezeichnung "Zugang beantragt" angelegt und als "Anfrage" gekennzeichnet. Nach der Änderung haben Gruppenmitglieder dann die Rolle "(Veraltet) Zugang beantragt" und bekommen den Status "angefragt".
- Beispiel 2: Es wurde eine Rolle mit der Bezeichnung "Bitte gleich löschen" angelegt, und mit "Zu löschen" gekennzeichnet. Nach der Änderung haben Gruppenmitglieder also die Rolle "(Veraltet) Bitte gleich löschen" und bekommen zusätzlich den Status "zu löschen".
- Handlungsbedarf: Falls du möchtest, dass die neuen Zuordnungen automatisch vorgenommen werden, dann stelle bitte bis spätestens Dienstagabend, den 21.02. sicher,
- dass es pro Gruppentyp nur genau eine Rolle mit der Bezeichnung "Teilnahme beantragt" gibt und nur diese als "Anfrage" gekennzeichnet ist und
- dass es pro Gruppentyp nur genau eine Rolle mit der Bezeichnung "zu löschen" gibt und nur diese als "Zu löschen" gekennzeichnet ist.
Selbstverständlich kannst du diese Anpassungen auch zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt manuell durchführen.
1.3 "Anfrage"-Rollen mit Berechtigungen
Ist für die Teilnahme an einer Gruppe eine manuelle Freigabe durch einen Leiter nötig und deren “Teilnahme beantragt”-Rolle sind Gruppen-interne Berechtigungen vergeben, behalten wir die Rolle so bei, wie sie aktuell ist und stellen für sie den Status "aktiv” ein, sodass die gegebenen Berechtigungen weiterhin greifen.
Habt ihr für Gruppen diese Bedingung aktiviert, dass eine manuelle Freigabe zum Eintreten in die Gruppe notwendig ist, deaktivieren wir diese Bedingung, damit auch neue Gruppenteilnehmer wie bisher sofort Berechtigungen erhalten.
1.4 Synchronisieren von Gruppenmitgliedern
Nutzt ihr das Sync-Modul, um eure Daten aktuell zu halten?
Wenn ja, ist für dich wichtig zu wissen, dass in Zukunft nur noch Gruppenmitglieder synchronisiert werden, deren Status "aktiv" ist.
2. Gruppenstatus
Der Gruppenstatus "In Prüfung" wird zukünftig "Entwurf" genannt und "Inaktiv" wird zu "Archiviert" ("Aktiv" bleibt unverändert).
Des Weiteren führen wir einen neuen Gruppenstatus “Beendet” ein, der eine Vorstufe zum Archivieren einer Gruppe bildet. Habt ihr eine Gruppe durch ein Abschlussdatum zeitlich begrenzt und dieses Datum wird erreicht, wird diese Gruppe in Zukunft automatisch auf den Status “Beendet” gesetzt. Damit wird die Anmeldung zu dieser Gruppe geschlossen und sie wird nicht mehr auf Gruppenhomepages und in den Gruppenvorschlägen (App) angezeigt.
Bis vor einem Jahr ließen sich noch weitere Gruppenstatus anlegen (z.B. "Pausiert"), die aber funktional wie aktive Gruppen behandelt wurden. Daher werden Gruppen mit selbst angelegtem Status auf "aktiv" gesetzt.
Habt ihr neue Gruppenstatus angelegt (sichtbar unter Gruppenfilter > Gruppenstatus)?
- Wenn nein, dann besteht kein Handlungsbedarf.
- Wenn ja, dann überprüfe bitte, ob diese Gruppeninformation beibehalten werden soll. In diesem Fall empfehlen wir, ein neues DB-Feld von der Kategorie "Gruppe" anzulegen.
3. Sichtbarkeitsstufen
Die Sichtbarkeitsstufen einer Gruppe, "Eingeschränkt", "Öffentlich" und "Versteckt" werden um eine weitere Stufe ergänzt: “Intern”. Personen, die ein ChurchTools-Benutzerkonto haben, können ohne weitere Berechtigungen die Gruppen mit der Sichtbarkeitsstufe "Intern" sehen.
4. DB-Felder und Gruppen-interne Rechte
- Um DB-Felder und die Berechtigung zum Einstellen der Gruppen zu vereinfachen, entfernen wir in den Stammdaten des Moduls "Personen & Gruppen" alle DB-Felder, die ausschließlich zum Konfigurieren von Gruppen-Funktionalitäten benötigt werden.
▶︎ Wichtig: DB-Felder, die zum Sehen und Bearbeiten von Gruppeninfos benötigt werden (z.B. Gruppentyp, Standort, Kategorie) sowie selbstangelegte DB-Felder bleiben unverändert. Damit greifen auch die Sicherheitslevel dafür weiterhin.
- Es wird stattdessen 4 neue Gruppen-interne Berechtigungen geben, mit denen ihr Grundeinstellungen, Gruppeninfos, Treffen-Einstellungen und Follow-up-Einstellungen bearbeiten könnt. Jedes Gruppenmitglied, das die Berechtigung “Gruppeneigenschaften editieren” hat, erhält bei der Umstellung automatisch die neuen, oben genannten, Gruppen-internen Berechtigungen.
Wir von ChurchTools wünschen uns, dass diese Änderungen deiner Gemeinde einen großen Mehrwert bieten. Welche Fragen hast du noch dazu? Schreib sie gerne an unser Support-Team.
